Kanban

Kanban to prosty, a zarazem skuteczny sposób zarządzania pracą zespołu w metodykach zwinnych. Termin kanban pochodzi z języka japońskiego i oznacza „sygnał wizualny” – nazwa wywodzi się od karteczek używanych pierwotnie w fabryce Toyoty do sygnalizowania zapotrzebowania materiałów.

Dziś Kanban jest szeroko stosowany nie tylko w produkcji, ale także w branży IT, gdzie pomaga zespołom wizualizować pracę, ograniczać liczbę zadań w toku i usprawniać przepływ pracy. Jeśli korzystałeś kiedyś z narzędzia takiego jak Trello do organizacji zadań, to już zetknąłeś się z Kanbanem – z tablicą podzieloną na kolumny typu „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zrobione”.

W tym wpisie wyjaśnię, na czym polega system Kanban, czym są tablice Kanban i jak wygląda przepływ pracy (flow) z uwzględnieniem ograniczania WIP (Work In Progress, praca w toku). Dla lepszego zrozumienia porównamy też Kanban do Scrum, a na koniec zobaczysz przykłady Kanbana w praktyce – opowiem, jak wykorzystujemy tablicę Kanban na co dzień w naszym mentoringu „Sprawny Programista Java”.

System Kanban

Kanban jako system to metodyka zarządzania pracą oparta na ciągłym przepływie zadań. Oznacza to, że praca jest wykonywana w sposób ciągły, bez sztywnych ram czasowych czy iteracji. Zespół stara się, aby zadania płynnie przechodziły przez kolejne etapy procesu – od pomysłu, przez realizację, aż po ukończenie – bez zbędnych przestojów czy kolejek.

Kanban kładzie duży nacisk na transparentność i płynność procesu: wszystkie zadania są widoczne dla całego zespołu, a praca jest „ciągnięta” (pull) przez zespół w miarę dostępności sił przerobowych, zamiast „pchana” odgórnie. Co ważne, Kanban nie narzuca tylu formalnych ról i rytuałów co inne metody (np. brak obowiązkowych Scrum Masterów czy sprintów) – jest elastyczny i łatwo go dostosować do istniejącego sposobu pracy zespołu. Istotne jest jednak przestrzeganie pewnych zasad Kanbana, które służą usprawnianiu procesu, jak np. zasada ograniczania zadań w toku.

WIP (Work In Progress)

WIP (Work In Progress), czyli praca w toku, to liczba zadań, nad którymi zespół pracuje w danym momencie. Jednym z kluczowych elementów systemu Kanban jest ograniczanie WIP – czyli limitowanie liczby zadań, które mogą być jednocześnie rozgrzebane.

Dlaczego to takie ważne? Wyobraź sobie, że każdy członek zespołu łapie naraz kilka tematów – wiele rzeczy jest zaczętych, ale niewiele doprowadzonych do końca. Kanban rozwiązuje ten problem przez wprowadzenie limitów WIP na etapy procesu. Na przykład, możemy ustalić, że w kolumnie „W trakcie” (czyli w fazie realizacji) maksymalnie mogą znajdować się 3 zadania jednocześnie. Gdy kolumna jest zapchana tym limitem, zespół musi najpierw ukończyć istniejące zadania, zanim weźmie nowe. Taka praktyka zapobiega rozpraszaniu uwagi na zbyt wiele rzeczy na raz i pomaga zespołowi skupić się na dowożeniu funkcjonalności do końca.

Ograniczenie WIP uwidacznia też wąskie gardła procesu i maksymalizuje płynność pracy – jeśli w jakiejś kolumnie zaczyna zalegać nadmiar zadań, to sygnał, że mamy potencjalny problem (np. brak zasobów, blokery) i trzeba zareagować. W efekcie praca przepływa szybciej przez system Kanban, a ukończone zadania dostarczane są regularnie, kiedy tylko są gotowe (zamiast czekać na koniec cyklu).

Tablice Kanban

Tablica Kanban (ang. Kanban board) to podstawowe narzędzie tej metody – wizualna reprezentacja pracy zespołu.

Tablica jest podzielona na kolumny, z których każda odzwierciedla określony etap procesu (workflow). Na przykład prosta tablica może mieć trzy kolumny: „Do zrobienia” (Backlog/To Do), „W trakcie” (In Progress) oraz „Zrobione” (Done).

Zadania są reprezentowane przez karty (np. karteczki samoprzylepne lub cyfrowe bilety) przypinane do tablicy – każda karta to jedno zadanie lub element pracy. W miarę postępów karty są przesuwane z kolumny do kolumny, od lewej do prawej, co obrazuje stan realizacji każdego zadania. Taki układ daje natychmiastowy podgląd na to, nad czym zespół teraz pracuje, co jest w kolejce, a co zostało ukończone. Dzięki temu nic nam nie umyka – wszystkie zadania (nawet te drobne) są widoczne czarno na białym na tablicy.

Warto wiedzieć, że Kanban wywodzi się z fizycznych tablic i karteczek – w fabrykach Toyoty używano fizycznych kart kanban do oznaczania zapotrzebowania na komponenty. W środowisku biurowym wiele zespołów przez lata korzystało z tablic korkowych i kolorowych sticky notes przyczepianych w kolumnach Do, Doing, Done.

Obecnie jednak najczęściej używamy cyfrowych tablic Kanban: istnieje wiele narzędzi online (np. Trello, Jira, Asana, ClickUp i inne), które pozwalają zespołom zdalnym i lokalnym współdzielić tablice. Cyfrowa tablica Kanban działa na tej samej zasadzie co fizyczna – przeciągamy wirtualne karteczki między kolumnami. Takie narzędzia często oferują dodatkowe usprawnienia: możliwość przypisania osób do zadań, dodawania opisów, komentarzy, załączników, terminów czy tagów priorytetu.

Tablica Kanban usprawnia pracę zespołu, bo każdy ma bieżący wgląd w status projektu i może łatwo znaleźć to, co powinien robić dalej. Co więcej, tablice Kanban zachęcają do ciągłego doskonalenia procesu – zespół widząc np. że jakaś kolumna często się zapełnia, może zdecydować o zmianie procesu (to nawiązanie do idei kaizen, czyli ciągłego usprawniania).

Podsumowując, tablica Kanban to nie tylko obraz stanu projektu, ale też narzędzie dyscyplinujące: pomaga zespołowi realistycznie dobrać ilość pracy na dany moment i dowozić zadania do końca.

Kanban a Scrum

Skoro mowa o metodykach zwinnych, pewnie zastanawiasz się, czym Kanban różni się od Scrum – w końcu obie nazwy często pojawiają się razem. Scrum i Kanban to dwa popularne podejścia Agile, które mają wspólny cel (usprawnić pracę zespołu i dostarczanie wartości), ale realizują go nieco inaczej.

Scrum opiera się na pracy w iteracjach czasowych (sprintach), z góry ustalonych rolach (Scrum Master, Product Owner, zespół deweloperski) i rytuałach (planowanie sprintu, daily stand-up, retrospektywy itp.).

Kanban natomiast stawia na ciągły przepływ zadań i brak sztywnych struktur – nie definiuje narzuconych ról ani ceremonii, zmiany w zadaniach mogą następować na bieżąco, a zespół sam decyduje, jak organizować swoją pracę.

Poniżej kilka konkretnych różnic między Scrum a Kanban:

• Cykle pracy: Scrum działa w sprintach (np. tygodniowych lub dwutygodniowych), podczas gdy Kanban nie ma sprintów – zadania są dostarczane na bieżąco, ciągle, gdy tylko zostaną ukończone.
• Zarządzanie zmianą: W Scrumie zespół stara się nie zmieniać zakresu zadań w trakcie trwania sprintu, natomiast w Kanbanie priorytety mogą być aktualizowane w dowolnym momencie – nowe zadania trafiają na tablicę, gdy jest na nie miejsce (np. gdy inne zadanie zostanie ukończone).
• Role i zasady: Scrum narzuca formalne role (m.in. Scrum Master, Product Owner) i z góry określony proces, a Kanban nie wymaga żadnych konkretnych ról ani ceremonii – można go wprowadzić w zespole bez reorganizacji ról, zaczynając od wizualizacji obecnej pracy i stopniowego wprowadzania usprawnień.

➡ ZOBACZ 👉: Agile vs Waterfall – Metodyki zwinne w praktyce dla początkujących

➡ ZOBACZ 👉: Scrum – co to jest i jak działa? Kompletny przewodnik dla początkujących

Scrumban

W praktyce nie trzeba wybierać „Scrum czy Kanban” – oba podejścia można łączyć i czerpać z nich to, co najlepsze. Istnieje nawet termin Scrumban na hybrydowe wykorzystanie Scruma i Kanban.

Kanban dobrze uzupełnia Scrum, dodając mu elastyczności i przejrzystości, natomiast Scrum dodaje Kanbanowi ram czasowych i akcent na regularne planowanie oraz retrospekcje. Oba podejścia służą zespołom Agile i tak naprawdę mają zbliżone wartości (jak współpraca, transparentność, nastawienie na dostarczanie wartości i usprawnianie procesu). To, które elementy zastosujesz, zależy od potrzeb projektu i zespołu.

A teraz zobaczmy, jak wygląda Kanban w praktyce na konkretnym przykładzie.

Kanban – przykłady

Najlepiej zrozumieć Kanban obserwując go w działaniu. Posłużmy się przykładem z naszego programu mentoringowego „Sprawny Programista Java”.

Pracujemy z kursantami w tygodniowych sprintach (Scrum) – co tydzień planujemy zadania do realizacji i ustalamy cele – ale na co dzień do zarządzania zadaniami używamy tablicy Kanban w Asanie. Dlaczego? Bo tablica Kanban daje nam świetną wizualizację postępów i elastyczność działania na bieżąco, co doskonale wspiera tygodniowy rytm pracy.

Jak widzisz na powyższej tablicy, wszystkie zaplanowane zadania na dany tydzień znajdują się w kolumnie Backlog/To do, skąd następnie są podejmowane przez kursanta i mentorów do realizacji. Gdy nad czymś zaczynamy pracować, karta zadania trafia do kolumny In design lub od razu In progress – w zależności od tego, czy wymaga najpierw przygotowania (np. zaplanowania rozwiązania, napisania szkicu dokumentacji) czy od razu przechodzi do implementacji. W kolumnie In progress widać zadania będące aktualnie na warsztacie. Po ukończeniu kodowania/pracy nad zadaniem, karta przechodzi do Testing, gdzie czeka na sprawdzenie – mentor może np. przejrzeć kod, przetestować funkcjonalność lub omówić rozwiązanie z kursantem. Jeśli wszystko jest OK, zadanie trafia do Done.

Taki przepływ zadań jest bardzo przejrzysty – na pierwszy rzut oka widać, ile rzeczy jest do zrobienia, co się robi, a co już zrobione. Używamy też tego podejścia, by uczyć dobrych nawyków: zachęcamy kursantów, by nie rozpraszać się na zbyt wiele zadań jednocześnie. Jeśli widzimy, że ktoś ma już kilka zadań w toku, najpierw skupiamy się na domknięciu któregoś z nich (to dokładnie idea ograniczania WIP w praktyce!). Dzięki temu praca posuwa się naprzód sprawnie, a na koniec tygodnia – sprintu – możemy świętować ukończenie konkretnych zadań, zamiast mieć kilka rozgrzebanych tematów.

>> Odbierz szkolenie: 
„Od Junior Java Developera do Mida w rekordowym czasie”

Kanban sprawdza się w tym realnym scenariuszu doskonale. Łączymy tutaj zalety Scruma i Kanbana – z jednej strony mamy krótki cykl sprintów (co tydzień plan, przegląd postępów, retro), z drugiej strony na bieżąco zarządzamy zadaniami Kanbanowo na tablicy, co daje nam dużą elastyczność. Gdyby pojawiło się nowe zadanie lub zmienił się priorytet w trakcie tygodnia, łatwo je dorzucić do Backlogu i zacząć nad nim pracę (o ile mamy moce przerobowe), nie czekając do następnego sprintu. Tablica Kanban w Asanie pełni więc rolę naszego kompasu w codziennej pracy – każdy widzi, co jest do zrobienia i co już zostało zrobione, a postępy są transparentne. To bardzo motywujące i wygodne, zarówno dla mentorów, jak i dla uczestników programu.

Mam nadzieję, że ten przykład pokazał Ci, jak Kanban można wykorzystać w praktyce nawet w małych, edukacyjnych projektach. Oczywiście Kanban znajduje zastosowanie w przeróżnych branżach – od zespołów software’owych, przez działy marketingu, po organizowanie własnej nauki czy projektów hobbystycznych. To uniwersalne narzędzie do ogarniania pracy tam, gdzie chcemy zachować przejrzystość i kontrolę nad zadaniami.

A jakie są Twoje doświadczenia z Kanbanem? Masz pytania albo chcesz dowiedzieć się więcej? Daj znać w komentarzu pod wpisem – chętnie podyskutuję i pomogę. Jeśli dopiero zaczynasz, nie krępuj się pytać – nie ma głupich pytań. Powodzenia w usprawnianiu swojej pracy i do zobaczenia przy kolejnych wpisach! 😊