Poniedziałek, druga połowa dnia. Kończy się piąte spotkanie z rzędu, a Ty nie pamiętasz już dokładnie, co obiecałeś podczas trzeciego. Część notatek masz na kartce, część w telefonie, a resztę próbujesz zachować w pamięci. Zwykle kończy się to tak, że po kilku dniach ktoś pyta: „Na czym właściwie stanęliśmy?”, a Ty otwierasz kalendarz i próbujesz odtworzyć całą rozmowę.
W takich zadaniach AI może naprawdę pomóc. Trzeba jednak korzystać z niego w określony sposób i sprawdzać, czy nie dopisało do notatki czegoś, co nie padło podczas rozmowy.
W tym artykule pokazujemy dwa osobne zastosowania AI związane ze spotkaniami:
- przygotowanie krótkiej ściągi przed rozmową,
- stworzenie uporządkowanej notatki po spotkaniu.
Nie opisujemy tu rozwiązania, które dobrze wygląda wyłącznie podczas prezentacji. To proces, z którego korzystamy w StormIT. Pokazujemy również, jak uruchomić go na własnych narzędziach, nawet bez płatnej subskrypcji.
- Dwa momenty, w których tracisz czas: przed rozmową, gdy przypominasz sobie jej kontekst, oraz po spotkaniu, gdy trzeba spisać ustalenia. AI może pomóc w obu przypadkach, ale są to dwa osobne procesy.
- Przed spotkaniem AI przygotowuje jednostronicową ściągę na podstawie wcześniejszych informacji o rozmówcy, dzięki czemu nie musisz pięć minut przed rozmową przeszukiwać maili i notatek.
- Po spotkaniu wklejasz transkrypt do prostego polecenia i otrzymujesz notatkę zawierającą ustalenia, zadania oraz obietnice obu stron.
- Żeby ograniczyć ryzyko, że AI coś wymyśli, dodajesz jasną zasadę: „Korzystaj tylko z transkryptu i niczego nie dopisuj”, a potem sprawdzasz trzy losowe punkty z notatki, wyszukując je w transkrypcie za pomocą Ctrl+F.
- Nie musisz korzystać z jednego konkretnego narzędzia. U nas nagrania i transkrypcje przygotowuje Fireflies, ale ten sam proces zadziała również z Zoomem, Teamsem, dyktafonem lub innym programem.
- Na początek nie musisz niczego kupować. Wystarczy transkrypt rozmowy i zwykły czat z AI, żeby sprawdzić, czy taki sposób pracy jest dla Ciebie przydatny.
- Dwa momenty, w których spotkanie zabiera Ci czas
- Przed rozmową: krótka ściąga z najważniejszymi informacjami
- Po rozmowie: notatka na podstawie transkryptu
- Jak wygląda ten proces w StormIT
- Jak podłączyć własne źródło bez kupowania nowych narzędzi
- Najważniejszy problem: AI może coś dopisać
- Czego AI nie zrobi za Ciebie
- Od czego zacząć w tym tygodniu
Dwa momenty, w których spotkanie zabiera Ci czas
Zanim przejdziemy do narzędzi, warto podzielić cały problem na dwie części. Ogólne stwierdzenie, że „spotkania zabierają za dużo czasu”, niewiele pomaga. Trzeba ustalić, w którym dokładnie momencie ten czas tracisz.
Pierwszy moment pojawia się przed spotkaniem. Próbujesz sobie przypomnieć, co klient już kupił, o co pytał podczas poprzedniej rozmowy, jakie miał wątpliwości i co zostało wcześniej ustalone. Często robisz to w pośpiechu, przeglądając maile i notatki kilka minut przed rozpoczęciem rozmowy. Łatwo wtedy pominąć ważną informację.
Drugi moment pojawia się po spotkaniu. Trzeba zapisać ustalenia, zadania i terminy. Czasami nikt tego nie robi, dlatego po kilku dniach uczestnicy nie pamiętają, kto miał przygotować wycenę, wysłać dokument albo wrócić z odpowiedzią.
AI może pomóc w obu sytuacjach, ale potrzebuje innych materiałów.
Przed spotkaniem korzysta z informacji, które masz już na temat rozmówcy. Po spotkaniu pracuje na transkrypcie, czyli tekstowym zapisie przeprowadzonej rozmowy.
To dwa osobne procesy. Każdy z nich ma inne dane wejściowe i służy do czegoś innego.
Przed rozmową: krótka ściąga z najważniejszymi informacjami
W naszym systemie wykorzystywanym podczas rozmów sprzedażowych ten etap nazywamy briefem. Jego zadanie jest proste: zebrać najważniejsze informacje o kliencie i umieścić je na jednej stronie.
Dzięki temu nie musisz pamiętać wszystkich szczegółów ani szukać ich podczas spotkania.
AI może przeczytać:
- wcześniejsze notatki,
- treść zgłoszenia klienta,
- historię kontaktu,
- podsumowanie poprzedniego spotkania,
- informacje zapisane w systemie CRM.
Na tej podstawie przygotowuje odpowiedzi na pytania, które i tak trzeba byłoby zadać sobie przed rozmową.
Rozpoznaje rodzaj spotkania
Jeżeli jest to pierwszy kontakt, może skupić się na pytaniach o sytuację, cele i problemy klienta. Na tym etapie nie musi jeszcze przygotowywać argumentów dotyczących ceny.
Jeżeli jest to kolejna rozmowa, której celem jest podjęcie decyzji, AI może wrócić do najważniejszych tematów i pytań z poprzedniego spotkania.
Przewiduje możliwe obiekcje
Na podstawie wcześniejszych wiadomości może wskazać, jakie wątpliwości prawdopodobnie pojawią się podczas rozmowy. Do każdej z nich może również przygotować konkretną odpowiedź.
Nie oznacza to, że musisz czytać gotowe zdania słowo w słowo. Chodzi o to, żebyś wcześniej wiedział, jakie tematy mogą się pojawić, i nie musiał wymyślać odpowiedzi pod presją.
Przygotowuje trzy pytania dopasowane do rozmówcy
Nie chodzi o ogólne pytania w rodzaju: „Jak mogę pomóc?”. Dobre pytania powinny wynikać z informacji, które klient przekazał wcześniej.
Jeżeli napisał, że traci dużo czasu na ręczne raportowanie, AI może zaproponować pytanie o to, ile osób bierze udział w przygotowywaniu raportów i jak często powstają. Jeżeli klient wspominał o problemach z obsługą zapytań, pytania mogą dotyczyć liczby wiadomości, czasu odpowiedzi i najczęściej powtarzających się spraw.
Ten proces działa nie tylko podczas rozmów sprzedażowych. Możesz wykorzystać go przed spotkaniem z inwestorem, kandydatem do pracy, nowym pracownikiem, partnerem biznesowym lub wykonawcą.
Zmieniają się informacje i pytania, ale sama zasada pozostaje taka sama: AI czyta dostępne materiały, wybiera najważniejsze punkty i układa je w formie, którą można szybko przejrzeć.
Po rozmowie: notatka na podstawie transkryptu
Druga część procesu zaczyna się po zakończeniu spotkania. To właśnie tutaj najłatwiej zauważyć oszczędność czasu.
Godzinna rozmowa może zawierać kilka tysięcy słów. Dużą część stanowią powtórzenia, dygresje, przerwy i wypowiedzi, które nie mają znaczenia dla dalszych działań. Ręczne przeglądanie całego zapisu byłoby czasochłonne.
AI może wyciągnąć z transkryptu trzy najważniejsze rodzaje informacji.
Ustalenia
Czyli wszystko, co zostało wspólnie uzgodnione. Na przykład zakres projektu, sposób dalszej współpracy, kolejność działań lub decyzje dotyczące konkretnego rozwiązania.
Zadania
Każde zadanie powinno zawierać informację:
- kto ma je wykonać,
- co dokładnie ma zrobić,
- do kiedy powinien to zrobić.
Jeżeli podczas spotkania nie ustalono terminu, AI nie powinno go wymyślać. Może wtedy zaznaczyć, że data wymaga potwierdzenia.
Obietnice obu stron
Warto zapisać osobno to, co obiecałeś Ty, i to, co obiecała druga strona. Takie deklaracje często nie trafiają do zwykłych notatek, chociaż ich pominięcie może później prowadzić do nieporozumień.
Przykładowo Ty możesz obiecać wysłanie oferty, a klient przekazanie danych potrzebnych do przygotowania wyceny. Obie rzeczy powinny znaleźć się w podsumowaniu.
Podstawą do przygotowania notatki jest tekst transkryptu, a nie samo nagranie. Najpierw trzeba więc zamienić dźwięk na tekst. Dopiero później AI może uporządkować treść rozmowy.
Gotową notatkę możesz zapisać w Notion, Obsidianie, CRM-ie, dokumencie Google albo zwykłym pliku na komputerze. Nie musisz ręcznie przepisywać ustaleń z nagrania.
Możesz zmienić narzędzie wykorzystywane do nagrania lub transkrypcji. Kolejne kroki pozostają takie same.
Jak wygląda ten proces w StormIT
Nasze spotkania nagrywa Fireflies. Program automatycznie przygotowuje również transkrypt rozmowy.
Następnie transkrypt trafia do prostego polecenia. Zapisaliśmy je jako gotowy skill, dlatego nie musimy za każdym razem wklejać tych samych instrukcji. Uruchamiamy go jedną komendą i przekazujemy mu nowy transkrypt.
W odpowiedzi otrzymujemy notatkę podzieloną na:
- ustalenia,
- zadania z przypisaną osobą i terminem,
- nasze obietnice,
- obietnice drugiej strony.
Przy bardziej wrażliwych rozmowach nie wysyłamy nagrania do zewnętrznego serwisu działającego w chmurze. Korzystamy wtedy z transkrypcji wykonywanej lokalnie za pomocą modelu Whisper uruchomionego na naszym sprzęcie.
W takim wariancie plik dźwiękowy pozostaje na komputerze. Po przygotowaniu transkryptu tekst trafia do tego samego procesu tworzenia notatki.
Zmienia się więc tylko sposób uzyskania transkryptu. Wszystkie kolejne etapy wyglądają tak samo.
Nie musisz uzależniać całego procesu od jednego programu. Wystarczy zapamiętać prostą kolejność: nagranie rozmowy, zamiana nagrania na tekst, przygotowanie notatki na podstawie tekstu. Źródło możesz dopasować do rodzaju spotkania i narzędzi, z których korzystasz danego dnia.
Ten sam proces możemy dopasować do Twoich narzędzi (CRM, Notion, dysk firmowy) i zamienić w gotowy skill albo automatyzację, która działa bez ręcznego wklejania transkryptu za każdym razem. Umów bezpłatną rozmowę o współpracy – sprawdzimy, gdzie w Twojej firmie taki proces realnie zaoszczędzi czas.
Jak podłączyć własne źródło bez kupowania nowych narzędzi
Nie musisz mieć Fireflies ani płatnej subskrypcji, żeby przetestować ten sposób pracy.
Możesz nagrać spotkanie telefonem po uzyskaniu zgody rozmówcy. Możesz też skorzystać z funkcji nagrywania lub transkrypcji dostępnej w Zoomie, Teamsie albo innym programie do spotkań.
Uzyskany transkrypt wklej do zwykłego czatu z AI, na przykład ChatGPT, Claude lub Gemini, razem z poniższym poleceniem:
Z tego transkryptu przygotuj notatkę po polsku. Korzystaj TYLKO z informacji
znajdujących się w transkrypcie. Niczego nie dopisuj.
## Ustalenia
Wypisz punktami, co zostało uzgodnione.
## Zadania
Przedstaw zadania w formacie: Kto | Co | Na kiedy.
## Obietnice
- Ja obiecałem: [...]
- Oni obiecali: [...]
Jeżeli jakiejś informacji nie ma w transkrypcie, nie dodawaj jej. Jeżeli coś
jest niejasne, wpisz: „[do potwierdzenia]”. Nie zgaduj.
Nie potrzebujesz kodu ani dodatkowej konfiguracji. Na początek wykonaj cały proces ręcznie. Dzięki temu sprawdzisz, czy rzeczywiście pomaga Ci w codziennej pracy.
Dopiero gdy okaże się, że korzystasz z niego regularnie, możesz zapisać polecenie jako gotowy skrót w ChatGPT, Claude albo jako skill w Claude Code. Wtedy nie trzeba będzie wklejać całej instrukcji przy każdym spotkaniu. Sposób działania pozostanie dokładnie taki sam, zyskasz jedynie wygodniejszy sposób jego uruchamiania.
Podobnie możesz przygotować się do rozmowy bez systemu CRM. Wystarczy, że wkleisz do czatu wcześniejsze informacje o rozmówcy, nawet jeśli będą to tylko trzy zdania z poprzedniej notatki.
Następnie wpisz:
Na podstawie tych informacji przygotuj trzy pytania na dzisiejsze spotkanie.
Wskaż również możliwe obiekcje rozmówcy i zaproponuj krótką odpowiedź na
każdą z nich. Korzystaj wyłącznie z przekazanych informacji.
W ten sposób w krótkim czasie otrzymasz prostą ściągę do przejrzenia przed spotkaniem.
Najważniejszy problem: AI może coś dopisać
Wiele poradników kończy się na wygenerowaniu notatki. Nie powinieneś jednak od razu zakładać, że wszystkie znajdujące się w niej informacje są prawdziwe.
AI może dopisać ustalenie, które nie pojawiło się podczas rozmowy. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy fragment transkryptu jest niejasny albo niedokładny. Model może wtedy uzupełnić brak w sposób, który brzmi logicznie, ale nie wynika z wypowiedzi uczestników.
Takie zdanie może wyglądać równie wiarygodnie jak prawdziwe ustalenie. Dlatego wygenerowaną notatkę trzeba sprawdzić.
Nie wymaga to czytania całego transkryptu od początku do końca.
Jak szybko sprawdzić notatkę
- W poleceniu napisz wyraźnie: „Korzystaj tylko z transkryptu i niczego nie dopisuj”.
- Wybierz trzy losowe punkty z gotowej notatki.
- Otwórz transkrypt i wyszukaj każdy z nich za pomocą Ctrl+F.
- Szukaj charakterystycznego słowa, nazwiska, terminu albo fragmentu ustalenia.
- Sprawdź, czy informacja rzeczywiście pojawiła się podczas rozmowy.
Jeżeli wszystkie trzy punkty znajdują potwierdzenie w transkrypcie, masz podstawę, żeby korzystać z notatki.
Jeżeli któregoś punktu nie znajdziesz, nie zakładaj, że mimo wszystko jest poprawny. Popraw polecenie, ponownie wygeneruj notatkę i sprawdź ją jeszcze raz.
Do takiego sprawdzenia nie potrzebujesz wiedzy technicznej. Korzystasz jedynie z wyszukiwarki tekstu dostępnej w każdym edytorze.
Samo narzędzie nie decyduje o tym, czy proces jest wiarygodny. Duże znaczenie ma również sposób wydania polecenia i kontrola otrzymanego wyniku.
Co zrobić, gdy AI coś dopisuje
Jeżeli w notatce pojawi się zadanie lub ustalenie, którego nie było w rozmowie, dodaj do polecenia jeszcze wyraźniejszą instrukcję:
„Jeżeli informacji nie ma bezpośrednio w transkrypcie, nie wpisuj jej jako faktu. Zaznacz ją jako [do potwierdzenia]. Nie uzupełniaj brakujących informacji na podstawie domysłów.”
Notatka ze spotkania powinna opisywać to, co zostało powiedziane. Nie jest miejscem na kreatywne uzupełnianie braków.
Im dokładniej opiszesz tę zasadę, tym mniejsze będzie ryzyko, że w podsumowaniu pojawią się nieprawdziwe informacje.
Czego AI nie zrobi za Ciebie
AI może usprawnić przygotowanie i tworzenie notatek, ale nie przejmie całego spotkania. Warto znać jego ograniczenia przed wykorzystaniem go podczas ważnej rozmowy.
Nie przeprowadzi za Ciebie rozmowy
AI może przygotować pytania, uporządkować informacje i spisać ustalenia. Nadal jednak to Ty musisz słuchać drugiej strony, reagować na odpowiedzi, zadawać dodatkowe pytania i budować relację.
Jakość ściągi zależy także od jakości przekazanych materiałów. Jeżeli podasz tylko ogólne lub nieaktualne informacje, otrzymasz równie ogólny wynik.
Nie zastąpi kontroli przy ważnych decyzjach
Notatkę z rutynowego spotkania możesz sprawdzić szybciej. Jeżeli jednak podczas rozmowy ustalano cenę, zakres umowy, termin realizacji lub inne ważne warunki, dokładnie porównaj notatkę z transkryptem.
Sprawdzenie trzech losowych punktów jest wtedy minimalnym zabezpieczeniem. Najważniejsze kwoty, daty i zobowiązania warto zweryfikować osobno.
Nie rozwiąże za Ciebie problemu prywatności
Przed przesłaniem nagrania do zewnętrznego serwisu sprawdź, w jaki sposób narzędzie przechowuje i przetwarza dane.
Wysyłanie poufnych rozmów do przypadkowego programu działającego w chmurze może być ryzykowne. Nie jest to jednak problem całej technologii AI, tylko konkretnego sposobu jej użycia i wyboru narzędzia.
W przypadku szczególnie wrażliwych rozmów lepszym rozwiązaniem może być transkrypcja uruchamiana lokalnie na własnym komputerze. Wtedy nagranie nie musi opuszczać Twojego sprzętu.
Jeżeli Twoja firma pracuje na wrażliwych rozmowach i potrzebujesz transkrypcji oraz notatek, które nie wyciekają do przypadkowej chmury, pomożemy to poukładać bezpiecznie od początku – od wyboru narzędzia po sposób przechowywania danych. Porozmawiajmy o wdrożeniu dopasowanym do Twoich wymagań.
Od czego zacząć w tym tygodniu
Nie musisz od razu kupować programu, budować automatyzacji ani planować całego systemu.
Zacznij od jednego prawdziwego spotkania.
- Weź jedno prawdziwe nagranie. Wybierz najbliższą rozmowę, w której i tak bierzesz udział, i nagraj ją po uzyskaniu zgody rozmówcy albo skorzystaj z transkrypcji dostępnej w Zoomie lub Teamsie.
- Wklej transkrypt do czatu z AI razem z poleceniem podanym wcześniej.
- Podziel notatkę na ustalenia, zadania i obietnice.
- Sprawdź 3 losowe punkty w transkrypcie za pomocą Ctrl+F.
- Jeżeli wynik będzie poprawny, powtórz proces przy następnym spotkaniu.
Dopiero gdy zauważysz, że robisz to regularnie, zapisz polecenie jako gotowy skrót albo zautomatyzuj przekazywanie transkryptu. W ten sposób nie inwestujesz czasu i pieniędzy w rozwiązanie, zanim sprawdzisz je w praktyce.
Zamiast odkładać temat na później, po jednym spotkaniu otrzymasz konkretną odpowiedź: czy taka notatka rzeczywiście oszczędza Ci czas i pomaga pamiętać o ustaleniach. Więcej informacji o budowaniu podobnych rozwiązań znajdziesz w przewodniku po asystentach AI. Jeżeli później zechcesz zautomatyzować cały proces, tak aby nie wklejać ręcznie każdego transkryptu, możesz przejść do przewodnika po agentach AI.
Możemy zbudować to razem: od jednego procesu z tego artykułu do pełnej automatyzacji spotkań, notatek i follow-upów w Twojej firmie. Umów bezpłatną rozmowę o współpracy – zobaczymy, gdzie u Ciebie taka automatyzacja najbardziej się opłaca.
FAQ
Czy muszę mieć Fireflies, żeby korzystać z tego procesu?
Nie. Fireflies jest narzędziem, którego używamy w StormIT, ale nie jest wymagane.
Proces zadziała również z nagraniem z Zooma, Teamsa, dyktafonu w telefonie lub innej usługi przygotowującej transkrypcje. W każdym przypadku kolejność jest taka sama: najpierw zamieniasz dźwięk na tekst, a następnie przekazujesz tekst do AI, które przygotowuje notatkę.
Możesz więc zmienić narzędzie do nagrywania lub transkrypcji bez zmieniania całego sposobu pracy.
Czy AI może wymyślić ustalenia, których nie było?
Tak, może się to zdarzyć. Ryzyko jest większe, gdy fragment transkryptu jest niejasny albo polecenie nie zawiera dokładnych zasad.
Dlatego napisz wprost: „Korzystaj tylko z transkryptu i niczego nie dopisuj”. Następnie sprawdź trzy losowe punkty z notatki, wyszukując je w transkrypcie za pomocą Ctrl+F.
Jeżeli nie znajdziesz potwierdzenia któregoś punktu, popraw polecenie i ponownie wygeneruj notatkę.
Czy korzystanie z AI jest bezpieczne przy poufnych rozmowach z klientem?
W przypadku poufnych rozmów nie wysyłaj nagrania do przypadkowego serwisu transkrypcyjnego. Najpierw sprawdź jego zasady dotyczące prywatności, przechowywania plików i przetwarzania danych.
Alternatywą jest transkrypcja wykonywana lokalnie, na przykład za pomocą modelu Whisper uruchomionego na własnym komputerze. W takim wariancie dźwięk nie opuszcza Twojego sprzętu.
Gotowy tekst możesz następnie wykorzystać w tym samym procesie tworzenia notatki.
Ile kosztuje rozpoczęcie pracy w ten sposób?
Na początku nie musisz kupować żadnego nowego narzędzia.
Wystarczy transkrypt uzyskany z Zooma, Teamsa, dyktafonu albo innego dostępnego źródła oraz zwykły czat z AI. Wklejasz do niego tekst i przygotowane polecenie.
Gotowy skill lub automatyzację warto dodać dopiero wtedy, gdy potwierdzisz, że korzystasz z tego procesu regularnie.
Czym różni się przygotowanie do spotkania od notatki po spotkaniu?
Są to dwa osobne procesy, które korzystają z innych informacji.
Przygotowanie odbywa się przed rozmową. AI czyta wcześniejsze notatki, historię kontaktu i treść zgłoszenia, a następnie przygotowuje krótką ściągę z pytaniami, ważnymi tematami i możliwymi obiekcjami.
Notatka powstaje po rozmowie. AI czyta transkrypt i wyciąga z niego ustalenia, zadania oraz obietnice obu stron.