Drabina Automatyzacji 0→4: najpierw ręcznie, potem szybciej
Idea jest prosta...
Siadasz do pracy i ...
Najpierw robimy ręcznie
→ Potem robimy notatki
→ Potem procedury (SOP)
→ Potem mikro-automaty
→ Potem Full-auto (opcjonalnie z HITL).
Nie zawsze musisz iść dalej – nie wszystko warto automatyzować.
O co chodzi?
Technologia i automatyzacje są sexy...
Lubimy jak coś „dzieje się samo”. Tylko kto za to wszystko zapłaci?
AI i automatyzacje robią naprawdę genialną robotę.
Tylko nie zapominajmy, że to wszystko musi się spinać finansowo.
Przygotowanie automatyzacji (szczególnie tych bardziej zaawansowanych) to całkiem spory koszt.
Przykład
Od jakiegoś czasu wdrażamy automatyzację obsługi maila w firmie.
Poziom 0.
Najpierw robiłem to ręcznie. Zajmowało mi to dużo czasu. Uznałem, że trzeba to zmienić.
Poziom 1.
Zacząłem spisywać to co robię. Zacząłem szukać wzorców i powtarzalnych odpowiedzi.
Poziom 2.
Przygotowałem dokument z preferencjami i najczęstszymi pytaniami. Przekazałem go Magdzie, żeby mogła nad nim pracować dalej.
Poziom 3.
Podpiąłem najczęstsze odpowiedzi pod Espanso (textexpander).
Poziom 4.
Obecnie jesteśmy tutaj. Chodzi automatyzacja w n8n, która na bazie naszego dokumentu przygotowuje szkice odpowiedzi. A my to weryfikujemy i dopracowujemy.
Dlaczego to działa?
- Bo zautomatyzowaliśmy proces, który realnie zajmował nam dużo czasu.
- Bo nie zrobiliśmy tego na wariata, tylko potwierdziliśmy, że rzeczywiście jest sens inwestować w to nasz czas i wysiłek.
- Bo dalej weryfikujemy odpowiedzi ręcznie i dopracowujemy cały system.
Pro tip
Nie ma sensu automatyzować rzeczy na siłę.
Wiele naszych procesów zostaje na poziomie 2 albo 3. I to jest ok i tak oszczędza nam to bardzo dużo czasu.
Gmail: Zero-Chaos — kategoryzacja 0→1 (filtry do wklejenia)
Na start trzeba zrobić porządek w danych. Tak, to ręczna i nudna robota. Ale bez tego nie pójdziemy dalej!
W Gmailu jest taka zakładka „Filtry i zablokowane adresy” – BARDZO ją polecam!
Zanim przejdziemy do automatyzacji z wykorzystaniem LLM warto zaprzyjaźnić się z filtrami. Nie ma sensu automatyzować całego „śmietnika”, który często mamy na skrzynce...
Przykładowe filtry, które warto rozważyć
- 🗞 Newslettery
category:promotions OR list:*→ Skip Inbox, Apply: Newslettery.- Oznaczam tagiem i przenoszę do osobnej zakładki. Sprawdzam raz w tygodniu.
- 🧾 Faktury:
subject:(faktura OR invoice OR proforma OR rachunek OR rozliczenie)) OR (has:attachment filename:pdf)→ Star, Apply: Faktury, Never spam.- Jak mam takiego maila, to automatyzacja może już obsłużyć fakturę.
- 🤝 Klienci (VIP/domena)
from:(*@stormit.pl OR tomek@stormit.pl)→ Always important, Apply: Klienci/NAZWA.- Tego maila nie chcemy przeoczyć...
Ogólna idea jest taka – że co da się zrobić filtrami, to robimy filtrami. A dopiero w kolejnym kroku przekazujemy maila do LLM.
Mamy to?
To można przejść dalej 👇
n8n: auto-kategoryzacja maili 3→4 (z HITL i trybem cienia)
I tutaj dzieje się już „magia” 🙂
W dużym skrócie:
- Jeżeli mail został rozpoznany np. jako faktura, to obsługujemy go jako faktura.
- A jeżeli nie, to LLM próbuje rozpoznać, jaki to typ wiadomości.
Faktury to bardzo ważne maile, dlatego obsługujemy je osobno:
- Sprawdzamy, czy dany dostawca rzeczywiście może wysłać nam FV
- Rozpoznajemy dane na fakturze (zdjęcia, pdfy itp.)
- Księgujemy koszt (specjalny raport w Notion)
- Archiwizujemy pliki (Dysk Google)
W przypadku klasycznych zapytań też jest sporo do zrobienia:
- Sprawdzamy, czy jest to już nasz klient
- Jeżeli nie, to próbujemy znaleźć coś o nim w Internecie i dodajemy go do bazy
- Przygotowujemy szkic odpowiedzi, bazując na firmowej bazie wiedzy.
I to tyle 🙂
Podoba Ci się? Chcesz, żebyśmy zaimplementowali ten lub podobny flow u Ciebie? Daj znać i porozmawiajmy.
>> Tutaj zobacz opinię po naszym ostatnim wdrożeniu.
Podsumowanie tygodnia
- Agenci AI i automatyzacje #001 n8n – co to jest i dlaczego warto? Pierwszy workflow
- Agenci AI i automatyzacje #002 Chatbot w n8n od zera (LLM, pamięć, narzędzia, FAQ)
- Agenci AI i automatyzacje #003 Jak uruchomić własnego asystenta AI i automatyzacje – n8n lokalnie
- Agenci AI i automatyzacje #004 Mail, który pisze się sam – Agent AI do maili! 🤯
Pozdrawiam i wszystkiego dobrego!
Tomek
PS. Pośmiej się razem ze mną => jak reaguje klasyczna programista na zadanie.
A już teraz, dodaj mnie do znajomych 🤝
i zobacz co robię na 👇
1⃣ Facebook (punkt startowy)
2⃣ Instagram (więcej zdjęć i wideo)
3⃣ Linkedin (bardziej biznesowo)
📹 YouTube (live, vlog, video)