Technika Pomodoro – mój sposób na efektywne zarządzanie czasem

Wczoraj bardzo długo nie mogłeś zasnąć, dlatego dziś od rana boli Cię głowa i jesteś niewyspany. Przełożony czeka, aż wreszcie skończysz swoje zadanie, które tak naprawdę powinno być już dawno oddane.
Jakby tego było mało, to właśnie dowiedziałeś się, że Twoja poprzednia zmiana sprawia kłopoty na produkcji i prawdopodobnie trzeba będzie ją wycofać i poprawić.
Czujesz ogromną presję. Starasz się skupić na swoim zadaniu, żeby jak najszybciej przekazać je do testów. Wiesz, że musisz, ale zwyczajnie już nie możesz.

Brzmi znajomo?

Nie przejmuj się, nie jesteś odosobniony w tego typu problemach. Tak naprawdę większość z nas prędzej, czy później doświadcza pracy pod presją czasu i w stresie. Pocieszające jest to, że nie jesteśmy pierwsi, którzy borykają się z takimi trudnościami i mamy już opracowany cały zbiór narzędzi i dobrych praktyk pomagających radzić sobie z takimi sytuacjami.

Zapoznamy się dziś z Techniką Pomodoro, która jest jedną z bardziej popularnych technik zarządzania czasem i uwagą.

Technika Pomodoro

Technika Pomodoro – to metoda zarządzania czasem, która polega na dzieleniu pracy na krótkie interwały, zwane „pomodorami”, trwające zazwyczaj 25 minut, po których następuje krótka przerwa.
Idea polega na tym, by skupić się na jednej konkretnej rzeczy przez określony czas, a następnie zrobić sobie krótką przerwę, by zresetować umysł i zwiększyć efektywność.
Po kilku takich interwałach należy zrobić dłuższą przerwę, aby móc odpocząć i zregenerować siły.

Technika Pomodoro jest szczególnie przydatna w przypadku trudnych zadań, które wymagają skupienia i koncentracji, ale może być również stosowana do zarządzania codziennymi obowiązkami.

Co to jest Technika Pomodoro?

Twórcą techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, natomiast sama nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza, który bardzo często jest w kształcie pomidora.

Pomodoro to jedna z najprostszych, a zarazem jedna z najskuteczniejszych technik zarządzania własnym czasem i uwagą, poprawiająca efektywność wykonywanej pracy.

Dzięki systemowi bloków nieprzerwanej pracy i przerw pozwala osiągnąć zadziwiająco dobre rezultaty przy stosunkowo niewielkim wysiłku.

Jak działa ta cudowna metoda?

1. Przygotuj listę zadań – Zadania powinny być ułożone według priorytetów, w kolejności, w jakiej mają być wykonywane. Zadania powinny być możliwie małe, żeby dało się zrealizować je podczas jednego pomidora.
2. Ustaw czasomierz na 25 minut – Standardowy pomidor, czyli okres nieprzerwanej pracy nad jednym zadaniem trwa właśnie 25 minut. Wartość tą można dostosować do własnych potrzeb, jednak sugeruję zacząć od wartości domyślnych.
3. Pracuj nad zadaniem nieprzerwanie przez całe Pomodoro – Wybierasz z listy najważniejsze zadanie i rozpoczynasz jego realizację. W trakcie trwania Pomodoro liczy się tylko i wyłącznie aktualnie wykonywane zadanie. Bardzo ważne jest, żeby pozbyć się wszystkich rozpraszaczy. W tym czasie przestajesz istnieć dla całego świata i poświęcasz się w 100% realizowanemu zadaniu. Zapominasz na chwilę o odbieraniu poczty, czy sprawdzaniu wiadomości na Facebooku. Najlepiej by było, gdyby w tym czasie telefon też był wyłączony. Zegarek powinien być tak ustawiony, żebyś mógł swobodnie sprawdzić, ile czasu zostało jeszcze do końca Pomodoro.
4. Skorzystaj z chwili przerwy – Po skończonym Pomodoro, jeżeli zadanie zostało zakończone, odznaczasz je na liście jako zrealizowane. Większe zadania realizujesz w partiach z przerwami. Przerwa między Pomodoro jest obowiązkowa. Jest to jedno z kluczowych założeń techniki, z których nie można zrezygnować. Najlepiej w tym czasie wstać na chwilę od komputera i dać odpocząć nie tylko głowie, ale i reszcie ciała. Sugerowana przerwa to około 5 minut.
5. Co 4 Pomidoro robisz sobie dłuższą przerwę – Po realizacji 4 Pomodoro należy Ci się dłuższa przerwa, około 15–30 minut. To jest bardzo dobry czas, żeby zająć się przez chwilę czymś innym, np. spacer po schodach, obiad, czy sprawdzenie poczty itp.

Bezwzględne reguły techniki Pomodoro

1. Pomodoro jest niepodzielne – podczas realizacji jednego cyklu pracy nie możesz robić przerw ani zajmować się niczym innym do jego końca. Czasem zdarza się, że wpadnie Ci coś bardzo ważnego i niezapowiedzianego. Masz w tym momencie dwie opcje: zapisujesz sobie gdzieś na boku, co jest do zrobienia i odkładasz to na potem lub anulujesz aktualnego pomidora i zajmujesz się tą sprawą, jeżeli jest tak ważna. Po jej zakończeniu możesz wrócić do realizacji kolejnego Pomodoro, zaczynając czas od zera!
2. Większe zadania powinny być podzielone na mniejsze podzadania. Praktycznie wszystkie duże zadania da się podzielić na mniejsze fragmenty. Robiąc to, dodatkowo planujesz swoją pracę i możesz zrezygnować z rzeczy mało ważnych. Takimi mniejszymi zadaniami jest łatwiej zarządzać i widzisz szybciej efekty swojej pracy, co dodatkowo jest motywujące. Jeżeli masz naprawdę duże zadanie i nie wiesz jak je podzielić, to zacznij od jednego Pomodoro, podczas którego zdobędziesz większą wiedzę na temat tego problemu i postarasz się zaplanować jego realizację.
3. Mniejsze zadania powinny być grupowane, żeby dopełnić do całego pomodoro – przykładowo, jeżeli realizujesz krótkie zadania zajmujące około 5 minut, to w przeciągu jednego Pomodoro, zrealizujesz ich około pięciu. Najlepiej zajmować się kolejno powiązanymi ze sobą zadaniami.
4. Ta metoda wymaga wprawy i zaangażowania – dlatego stosując się do tych reguł, każde kolejne Pomodoro powinno pójść Ci lepiej.

Pomodoro Timer

Jak to wygląda w praktyce

Przed rozpoczęciem pracy, najlepiej każdego dnia rano lub dzień wcześniej, przygotować sobie listę zadań do zrealizowania na dany dzień. Przygotowanie takiej listy pozwoli Ci oszacować mniej więcej czas potrzebny na ich realizację i umożliwi skupienie się na najważniejszych celach danego dnia.

Dzięki zastosowaniu dosyć krótkich fragmentów czasu na nieprzerwaną pracę łatwiej jest zachować możliwie maksymalne skupienie i produktywność. Dodatkowo łatwiej jest zrezygnować z różnych rozpraszaczy, mając świadomość, że np. odebranie poczty, czy sprawdzenie wiadomości na Slacku odkładamy tylko na 25 minut. Po pewnym czasie również nasi współpracownicy dostosowują się do tych reguł i nie przeszkadzają nam w skupieniu, co dodatkowo podnosi skuteczność tej metody.

Bardzo ważne są również same przerwy. Człowiek nie jest w stanie długo pracować z maksymalną produktywnością i jeżeli zbyt długo nieprzerwanie pracuje nad jednym problemem, nie widzi swoich błędów. Czasami nawet krótka przerwa w pracy i np. podejście do okna pozwala zebrać myśli na nowo i wrócić do pracy z nowym zapałem i nowymi pomysłami.

Podane czasy pracy 25 minut i przerwy 5 minut, są to czasy sugerowane i można je dostosować do swoich potrzeb. Nie powinny jednak one znacząco odbiegać od proponowanych wartości.

Pomodoro timer online – niezbędne narzędzia

Dobre narzędzia przydają się w każdej sytuacje, nie inaczej jest i tym razem. Z racji swojej popularności Technika Pomodoro dorobiła się naprawdę wielu najróżniejszych aplikacji, na smartfony, aplikacje desktopowe i wersje online. Osobiście korzystam właśnie z aplikacji online i mogę ją polecić – PomatoTimer.

Pomodoro timer online

Pomodoro potrzebuje czasu

Jak każda inna technika i Technika Pomodoro wymaga wprawy i czasu na jej poprawne wdrożenie. Nie zniechęcaj się zbyt szybko, daj jej chwilę i poczekaj na wyniki. Jeżeli do tej pory byłeś przyzwyczajony, że reagujesz natychmiast na wszystkie wiadomości, to prawdopodobnie będziesz potrzebował sporo czasu, żeby zmienić swoje nawyki.

Twoi współpracownicy też raczej nie od razu to zaakceptują. W takiej sytuacji warto jawnie zakomunikować, że pracujesz w blokach po 25 minut i możesz odpowiadać z drobnym opóźnieniem. Prawda jest taka, że wszystkim powinno zależeć na poprawie Twojej produktywności, dlatego większość osób to zrozumie.

Przeczytaj również

• Jak się uczyć? – Sprawdzone sposoby na naukę nowych rzeczy i pogłębianie wiedzy.
• Od czego zacząć naukę programowania? – Jakich języków się uczyć?
• Jak zostać programistą – historia prawdziwa

Moje prywatne doświadczenia i uwagi

Staram się pracować z Pomodoro już od dłuższego czasu, a właściwie z hybrydową techniką, która powstała na podstawie założeń Pomodoro. Mimo wielu prób część jej wytycznych okazała się dla mnie zbyt wyidealizowana i nie byłem w stanie wdrożyć wszystkiego.

Praca nad wieloma projektami jednocześnie, częste nieregularne spotkania, nienormowany czas pracy i obowiązki domowe zmusiły mnie do bardziej dynamicznego zarządzania czasem pojedynczego Pomodoro. W praktyce czas nieprzerwanego bloku pracy oscyluje zazwyczaj od 15 do nawet 60 minut. W momentach większego natłoku pracy zwyczajnie zapominałem, żeby stosować tę metodę, dlatego teraz podczas cotygodniowej prywatnej retrospektywy mam przypomnienie, żeby ją używać.

Mam świadomość, że nigdy nie uda mi się osiągnąć 100% skuteczności w jej realizacji, jednak samo dążenie do ideału jest już bardzo pomocne.

Jest to również bardzo dobry sposób na weryfikację szacowań czasochłonności realizowanych zadań. Po pewnym czasie wiemy już intuicyjnie, ile jesteśmy w stanie zrobić podczas jednego Pomodoro i możemy w ten sposób szacować przyszłe zadania, np. na trzy Pomodoro itp.

Mimo iż nie są to czyste założenia przekazane przez twórców Pomodoro, widzę bardzo dużo korzyści z jej stosowania i z czystym sumieniem mogę polecić jej wypróbowanie.

Podsumowanie – Pomodoro

Technika Pomodoro, jeżeli jest dobrze wykorzystywana, pozwala uporać się z bardzo częstym problemem odkładania spraw na potem i rozpraszania uwagi w trakcie pracy.
Ze swojej strony bardzo zachęcam do jej przetestowania i podzielenia się uwagami.