Znasz to. Otwierasz raport sprzedaży, widzisz, że dwadzieścia procent klientów generuje osiemdziesiąt procent przychodu. Kiwasz głową, mówisz „no tak, zasada Pareto”, zamykasz plik i wracasz do tego, co robiłeś wcześniej. Nic się nie zmienia. Za miesiąc otwierasz ten sam raport i widzisz to samo.
Problem nie w tym, że zasada Pareto nie działa. Problem w tym, że policzyłeś ją na przeszłości. Raport sprzedaży pokazuje, co się już wydarzyło, a na to, co się już wydarzyło, nie masz już żadnego wpływu. Reguła 80/20 zaczyna coś zmieniać dopiero wtedy, gdy zastosujesz ją do tego, co dopiero masz zrobić.
TL;DR
- Pareto to obserwacja, nie prawo przyrody. Włoski ekonomista opisał nierówny rozkład, liczby osiemdziesiąt i dwadzieścia są przybliżeniem, nie sztywną regułą.
- Większość ludzi liczy Pareto na przeszłości. Ranking klientów, raport sprzedaży, analiza tego, co już się stało. Ciekawe, ale nic z tego nie wynika.
- Prawdziwa wartość zasady 80/20 jest w backlogu. Zanim zaczniesz robić cokolwiek z listy zadań, oznacz, co realnie odpowiada za większość efektu.
- Reszta nie idzie do kosza, idzie na parking. Pareto nie każe niczego kasować na zawsze, każe uczciwie odłożyć na potem.
- Pareto działa też na frontach, nie tylko na zadaniach. Pięć równoległych kierunków naraz to nie przyspieszenie – to pięć razy słabszy sygnał.
- Są miejsca, gdzie reguła 80/20 to zły pomysł. Bezpieczeństwo, prawo, podatki – tam liczy się komplet, nie większość.
Przewiń do „Jak zastosować to do własnego backlogu”. Tam jest ćwiczenie na kartce, nie kolejna definicja.
Czym jest zasada Pareto
Zasada Pareto, znana też jako reguła 80/20, wzięła się z obserwacji Vilfreda Pareto, włoskiego ekonomisty, który na przełomie XIX i XX wieku badał rozkład własności ziemi we Włoszech. Zauważył, że większość ziemi należy do niewielkiej części właścicieli. To nie było twierdzenie matematyczne – to był opis konkretnego rozkładu w konkretnym miejscu i czasie.
Ktoś później zauważył, że podobny kształt powtarza się w zupełnie innych obszarach: w sprzedaży, w błędach oprogramowania, w tym, jak rozkłada się obciążenie w niemal każdym systemie, w którym coś się kumuluje. Stąd nazwa „zasada Pareto” i skrót „80/20”, który zrobił większą karierę niż samo nazwisko ekonomisty.
Dwie rzeczy warto zapamiętać, zanim pójdziesz dalej.
Pierwsza: to jest obserwacja o kształcie rozkładów, nie prawo fizyki. Liczby osiemdziesiąt i dwadzieścia nie muszą się sumować do stu – to dwie osobne osie, udział w przyczynach i udział w efekcie, nie dwie części jednej całości. I nie zawsze wynoszą akurat osiemdziesiąt i dwadzieścia. Bywa dziewięćdziesiąt na dziesięć. Bywa siedemdziesiąt na trzydzieści. Powtarza się kształt: mała część przyczyn odpowiada za dużą część efektu. Konkretne liczby trzeba sprawdzić na własnych danych, nie założyć z góry.
Druga: reguła 80/20 opisuje nierówność. Sama z siebie nie mówi, co z tą nierównością zrobić. I dokładnie w tym miejscu większość ludzi popełnia błąd.
Największy mit: Pareto do analizy, nie do decyzji
Otwórz dowolny tekst o zasadzie Pareto w mediach biznesowych. Niemal zawsze pojawia się ten sam przykład: dwadzieścia procent produktów generuje osiemdziesiąt procent sprzedaży, dwadzieścia procent klientów daje osiemdziesiąt procent przychodu, dwadzieścia procent funkcji w aplikacji odpowiada za osiemdziesiąt procent użycia.
Wszystkie te przykłady mają jedną wspólną cechę: liczysz je na tym, co już się wydarzyło. Masz dane sprzedażowe z zeszłego kwartału, robisz ranking, widzisz nierówność, kiwasz głową. To jest analiza. Analiza jest przyjemna, bo niczego nie wymaga zmieniać. Można ją oprawić w wykres kołowy i pokazać na spotkaniu.
Problem w tym, że analiza przeszłości niczego nie decyduje o przyszłości. Wiesz już, który klient dał najwięcej w zeszłym kwartale. I co z tą wiedzą zrobisz jutro rano?
Prawdziwa wartość zasady 80/20 nie jest w rankingu tego, co się stało. Jest w zastosowaniu tego samego pytania do listy rzeczy, które dopiero masz zrobić – do backlogu, zanim cokolwiek z niego ruszysz.
To różnica między patrzeniem we wsteczne lusterko a patrzeniem przez przednią szybę. Raport sprzedaży to lusterko: dokładny, ale samochodem nie da się jechać, patrząc wyłącznie w nie. Backlog to przednia szyba: mniej dokładny, bo dopiero się dzieje, ale to jedyne miejsce, w którym decyzja rzeczywiście coś zmienia.
Jak zastosować to do własnego backlogu
Ćwiczenie, które robię sam przed każdym kwartałem, nie jest skomplikowane. Wymaga jednak uczciwości przy trzecim kroku – i tam większość ludzi odpuszcza.
Wypisz wszystko
Cała lista rzeczy do zrobienia w tym kwartale, bez oceniania i bez porządkowania. Projekty, zaległości, pomysły, obietnice dane klientom.
Zaznacz dwadzieścia procent
Z całej listy wybierz pozycje, które realnie odpowiadają za większość efektu. Nie te najgłośniejsze, nie te najpilniejsze – te, które faktycznie przesuwają wynik.
Resztę przenieś na parking
Nie do kosza. Parking to osobna, widoczna lista, poza bieżącym kwartałem. Rzecz z parkingu może wrócić, kiedy zmienią się priorytety.
Zrób te dwadzieścia procent najpierw
Nie równolegle z resztą backlogu i nie „jak znajdę czas”. Najpierw. Reszta poczeka, bo to i tak nie ona decyduje o wyniku kwartału.
Trzeci krok jest tym, na którym większość ludzi się wykłada. Przenieść coś na parking to przyznać, że nie zrobisz tego w tym kwartale, mimo że ktoś by tego chciał – może nawet Ty sam byś tego chciał. Prosty test uczciwości: jeśli po tym ćwiczeniu Twój parking jest pusty, nie zrobiłeś zadania, tylko przepisałeś listę pod inną nazwą.
U mnie ta zasada ma roboczą nazwę: Pareto na backlog. Zamiast dopieszczać zadanie do perfekcji, robię je najlepiej, jak się da w danej chwili, i puszczam dalej. Oferta dla klienta w wersji roboczej po trzydziestu minutach, wysłana – zamiast trzech godzin polerowania, które i tak trafi w niespecyficzne potrzeby. Klient wraca z pytaniami, dopiero wtedy wiem, co doprecyzować. Dwadzieścia procent wysiłku, osiemdziesiąt procent efektu, reszta dogrywa się w iteracji, nie w izolacji.
Drugi kąt: Pareto na frontach, nie tylko na zadaniach
Zasadę 80/20 stosuje się zwykle do zadań na liście. Rzadziej do frontów, czyli równoległych kierunków, w które w danym momencie inwestujesz uwagę. A tam działa równie bezlitośnie.
Weź lupę i słońce. Rozproszone promienie słoneczne nic nie robią, nawet jeśli w sumie niosą sporo energii. Skupione w jednym punkcie zapalają kartkę. Energia ta sama, wynik zupełnie inny.
Prowadzę firmę i mam zespół, więc widzę to z bliska co tydzień. Tydzień, w którym pilnuję pięciu równoległych kierunków naraz, kończy się tak, że każdy z nich przesuwa się odrobinę, żaden nie domyka się do końca, a ja czuję zmęczenie bez poczucia wygranej. Tydzień, w którym trzy dni z rzędu poświęcam jednej rzeczy, kończy się inaczej: ta jedna rzecz jest gotowa, a reszta poczekała bez większej szkody.
To jest zasada Pareto zastosowana do uwagi, nie do zadań: jeśli masz pięć otwartych frontów, cztery z nich kradną energię piątemu. Nie dlatego, że są bezwartościowe – dlatego, że skuteczność bierze się z głębi na jednej rzeczy, nie z szerokości na wielu naraz. Żeby wejść w tę głębię, potrzeba bloków deep work: czasu bez przerywania, w którym dopiero widać, czy coś rzeczywiście posuwa się do przodu, czy tylko wygląda na zajęte.
Ten sam mechanizm widać w planowaniu tygodnia. Jeśli robisz planowanie tygodnia metodą RPM i wychodzi Ci sześć równie ważnych bloków, zapytaj, który z nich jest tym jednym frontem tego tygodnia. Reszta zjeżdża do „muszę tylko odbyć”.
Gdzie zasada Pareto nie działa
Reguła 80/20 nie jest uniwersalna, a traktowanie jej jak młotka do wszystkiego prowadzi do konkretnych błędów.
Rzeczy, które muszą być zrobione w stu procentach. Bezpieczeństwo danych klienta, rozliczenia podatkowe, zapisy w umowie – tam nie ma dwudziestu procent, które dają osiemdziesiąt procent efektu. Backup, który działa w osiemdziesięciu procentach przypadków, nie jest backupem. Nie każda praca ma taki kształt, w którym coś da się pominąć bez konsekwencji.
Pareto jako wymówka do niedbalstwa. „Osiemdziesiąt procent wystarczy” brzmi mądrze i usprawiedliwia byle jaką robotę tam, gdzie akurat nie wystarczy. Zasada 80/20 mówi, gdzie inwestować wysiłek – nie daje zgody na obniżanie jakości wszędzie naraz.
Ślepa wiara akurat w te dwie liczby. Osiemdziesiąt i dwadzieścia to najczęściej powtarzający się przykład, nie wynik pomiaru Twojej firmy. Zanim zaczniesz cokolwiek ucinać na podstawie tej reguły, sprawdź własny rozkład. Czasem wychodzi bliżej dziewięćdziesiąt na dziesięć, czasem siedemdziesiąt na trzydzieści.
Zanim coś odetniesz na podstawie zasady Pareto, zapytaj: czy ta rzecz jest z kategorii „im więcej, tym lepiej”, czy z kategorii „musi być zrobiona w całości, inaczej nie działa wcale”. Pierwsza kategoria znosi 80/20 bez problemu. Druga nie wybacza braków.
Zasada Pareto a inne metody planowania
Te metody nie konkurują ze sobą – odpowiadają na różne pytania. Pareto odpowiada tylko na jedno z tych pytań – reszty od niego nie wymagaj.
| Metoda | Odpowiada na pytanie | Kiedy sięgnąć |
|---|---|---|
| Zasada Pareto | Które dwadzieścia procent daje resztę efektu? | Pracujesz dużo, a efekty są nieproporcjonalnie małe |
| Macierz Eisenhowera | Co teraz, a co nigdy? | Wszystko wydaje się pilne, gasisz same pożary |
| Metoda RPM | Po co ja to w ogóle robię? | Masz dużo rzeczy i żadna nie układa się w całość |
Dobra kolejność łączenia tych trzech: najpierw RPM, czyli po co to wszystko. Potem Pareto, czyli co z tego naprawdę się liczy. Na końcu macierz Eisenhowera, czyli co dziś, co jutro, a co odpada w ogóle.
Jedno pytanie, które robi za całą regułę
Jeśli miałbyś zapamiętać z tego tekstu jedną rzecz zamiast całej metody, niech to będzie pytanie, które zadaję sobie przy planowaniu każdego kwartału:
Jaka jest ta jedna rzecz, której zrobienie sprawi, że wszystkie pozostałe staną się prostsze albo zbędne?
To jest zasada Pareto sprowadzona do jednego zdania i zastosowana w jedynym miejscu, w którym ma sens – do przyszłości, nie do raportu.
Pytanie ma jedną nieprzyjemną cechę: odpowiedź prawie nigdy nie jest tym, co masz zaplanowane na dziś. Zwykle jest czymś większym, trudniejszym i bez terminu – czyli dokładnie tym, co przegrywa z codziennym hałasem. I właśnie dlatego trzeba je zadawać świadomie, a nie czekać, aż odpowiedź sama się pojawi.
Zanim zamkniesz ten wykres
Następnym razem, kiedy zobaczysz raport z ładnym podziałem 80/20, zadaj sobie pytanie inne niż „ciekawe”. Zapytaj: co z tą wiedzą zrobię w przyszłym tygodniu. Jeśli odpowiedzią jest „nic”, policzyłeś zasadę Pareto na niewłaściwych danych. Policz ją jeszcze raz – tym razem na liście rzeczy, których jeszcze nie zrobiłeś.
Najczęstsze pytania
Co to jest zasada Pareto? Zasada Pareto, nazywana też regułą 80/20, to obserwacja, że w wielu rozkładach mała część przyczyn odpowiada za większość efektu. Nie jest prawem matematycznym ani gwarancją konkretnych proporcji, tylko powtarzającym się kształtem, który warto sprawdzić na własnych danych.
Skąd wzięła się nazwa zasady Pareto? Od nazwiska Vilfreda Pareto, włoskiego ekonomisty przełomu XIX i XX wieku, który zauważył, że większość ziemi we Włoszech należy do niewielkiej części właścicieli. Późniejsi obserwatorzy dostrzegli podobny kształt rozkładu w innych dziedzinach i przypisali mu jego nazwisko.
Czy zasada 80/20 zawsze się zgadza co do liczb? Nie. Osiemdziesiąt i dwadzieścia to najczęściej powtarzający się przykład, nie sztywna reguła. Bywa dziewięćdziesiąt na dziesięć, bywa siedemdziesiąt na trzydzieści. Liczby nie muszą się też sumować do stu, bo opisują dwie osobne osie: udział w przyczynach i udział w efekcie.
Jak zastosować zasadę Pareto do własnej pracy? Nie do raportu z tego, co już zrobiłeś, tylko do listy tego, co masz zrobić. Wypisz cały backlog, zaznacz pozycje odpowiadające za większość efektu, resztę przenieś na osobną listę zamiast trzymać ją wymieszaną z priorytetami.
Czym zasada Pareto różni się od macierzy Eisenhowera? Zasada Pareto pyta, co ma znaczenie, niezależnie od terminu. Macierz Eisenhowera pyta, co robić teraz, a co odłożyć albo odrzucić, biorąc pod uwagę pilność i ważność. Dobrze się uzupełniają: Pareto wskazuje, co jest warte roboty, Eisenhower porządkuje kolejność.
Gdzie nie warto stosować zasady 80/20? Tam, gdzie zadanie musi być wykonane w całości, żeby w ogóle działało: bezpieczeństwo danych, zgodność z prawem, rozliczenia podatkowe. W tych obszarach nie ma dwudziestu procent, które wystarczą za resztę, a próba ich znalezienia kończy się realnym ryzykiem.