Właściciel firmy usługowej, z którym pracuję nad wyjściem z roli operacyjnej, w środku technicznej sesji nagle zmienił temat. Powiedział, że na urlopie zrobił sobie reset metodą RPM.
I wtedy, pierwszy raz od początku naszej współpracy, nazwał swój prawdziwy cel. Nie „uporządkować procesy”. Nie „wdrożyć system”. Tylko: przestać być człowiekiem, bez którego jego własna firma się zatrzymuje.
Nie znałem tej metody. Poszedłem więc nie do poradników, tylko do materiałów źródłowych: zeszytu ćwiczeń Robbinsa i oficjalnego FAQ jego systemu planerów. Przeczytałem osiemnaście stron i zestawiłem to z systemem, który sam prowadzę codziennie od lat.
Ten wpis jest z tego zestawienia. Nie jest streszczeniem Robbinsa – takich w internecie są setki, wszystkie po angielsku i wszystkie kończą się na trzech ładnych literach. Jest rozbiórką na części, z uczciwym werdyktem: co w RPM jest naprawdę dobre, co jest przereklamowane i czego w tej metodzie nie ma wcale, choć każdy, kto próbuje planować tydzień, prędzej czy później się o to potknie.
TL;DR
- RPM to skrót od Rapid Planning Method, ale Robbins używa też drugiego rozwinięcia: Result, Purpose, Massive Action Plan. Wynik, powód, plan działania.
- Kolejność jest całą metodą. Najpierw „co chcę osiągnąć”, potem „po co mi to”, dopiero na końcu „co robię”. Zwykła lista zadań zaczyna od końca.
- Chunking – łączysz rozsypane zadania w kilka bloków, z których każdy prowadzi do jednego wyniku. Trzydzieści pozycji zamienia się w sześć bloków.
- Najlepsza rzecz w całej metodzie to jedna kolumna: suma czasu zadań oznaczonych jako obowiązkowe. Mówi Ci, czy dzień jest wykonalny, zanim się zacznie.
- Czego RPM nie ma: nożyc (nic tu nie każe niczego usunąć), testu sensu (żadne pytanie nie sprawdza, czy działanie jest cokolwiek warte) i pomiaru (nie ma rozliczenia tygodnia).
- Dla kogo: dla kogoś, kto ma dużo do zrobienia i gubi sens. Nie dla kogoś, kto ma za dużo do zrobienia. To dwa różne problemy.
Przewiń do „Czego RPM nie ma”. Pierwsze sekcje wyjaśniają metodę rzetelnie, ale to tam jest rzecz, która realnie zmienia tydzień: trzy braki i trzy konkretne łatki na nie.
Czym RPM naprawdę jest
Zacznijmy od zdania, które Robbins powtarza w swoich materiałach dwa razy, i które większość streszczeń pomija:
RPM to system myślenia, a nie system zarządzania czasem.
Brzmi jak slogan, ale ma konkretne konsekwencje. Zarządzanie czasem odpowiada na pytanie „jak zmieścić to wszystko”. RPM odmawia odpowiedzi na to pytanie i zadaje inne: „czy to w ogóle są rzeczy, które chcesz zmieścić”.
Cała metoda to trzy pytania, zadawane zawsze w tej samej kolejności:
Co dokładnie chcę osiągnąć?
Wynik (Result). Mierzalny, konkretny, zrozumiały dla kogoś z zewnątrz. Nie „popracować nad ofertą”, tylko „wysłać ofertę do trzech klientów”.
Po co mi to?
Powód (Purpose). Emocjonalny, Twój własny, zaczyna się od „bo” albo „żeby”. To jest paliwo na moment, w którym przestanie się chcieć.
Co konkretnie robię?
Plan działania (Massive Action Plan). Nie jedna rzecz – lista możliwości, z których wybierzesz najmocniejsze.
Zwykła lista zadań zaczyna od punktu trzeciego i nigdy nie wraca do pierwszego. Dlatego potrafisz odhaczyć dwanaście rzeczy i wieczorem nie umieć powiedzieć, co się właściwie przesunęło.
Robbins stawia to jeszcze ostrzej. W podsumowaniu zeszytu ćwiczeń pisze, że kiedy coś nie wychodzi, to prawie nigdy nie jest problem z dyscypliną – to problem z celami, które nie mają w sobie żadnej siły, żeby kimkolwiek poruszyć. Jest w tym sporo racji. Człowiek, który nie może się zmusić do zrobienia czegoś przez trzy tygodnie, zwykle nie ma problemu z charakterem. Ma na liście rzecz, której tak naprawdę nie chce.
Result kontra Purpose, czyli najczęstsza pomyłka
To jest miejsce, w którym ludzie najczęściej się gubią, więc trzymaj prosty test.
Wynik zaczyna się od czasownika: stworzyć, domknąć, rozstrzygnąć, zrobić istotny postęp w. Jest czymś, co widać z zewnątrz i co da się zmierzyć. Ktoś inny mógłby spojrzeć i stwierdzić: zrobione albo nie.
Powód zaczyna się od: bo, żeby, po to, żeby. Jest wewnętrzny. Nikt poza Tobą go nie zweryfikuje i nie musi.
Przykład z mojego podwórka:
- Wynik: domknąć ofertę abonamentową dla klienta do piątku.
- Powód: bo stały przychód daje spokój, którego pojedyncze projekty nie dają. Bo chcę przestać zaczynać każdy miesiąc od zera.
Wynik jest nudny i to jest w porządku. Powód ma być ten drugi.
Anatomia jednego bloku RPM
Tak wygląda pojedynczy blok, wypełniony do końca. To jest cała mechanika metody na jednym obrazku.
Zwróć uwagę na cztery szczegóły, bo w nich siedzi wartość:
Kolumna P to priorytet, nie kolejność. Robbins zaleca numerowanie działań według ważności, a nie według tego, co po czym robisz. Bywa, że rzecz najważniejsza jest w kolejności ostatnia i łatwo o niej zapomnieć.
Kolumna D to czas. Przy każdym działaniu szacujesz, ile zajmie. Brzmi banalnie, ale to ten krok sprawia, że plan przestaje być listą życzeń.
Kolumna L to delegacja. Przy każdym działaniu zadajesz pytanie: czy to musi zrobić akurat moja ręka? W przykładzie dwie pozycje mają przypisane „zespół” i „automat” – i to jest realny obraz mojego tygodnia, bo część roboty rzeczywiście oddaję ludziom, a część przepływom, które chodzą same.
Gwiazdka oznacza rzecz obowiązkową. I tutaj dochodzimy do najlepszego pomysłu w całej metodzie.
Total Must Time, czyli jedyna liczba, która rozstrzyga
Pod każdym blokiem liczysz dwie sumy: czas całego planu i czas samych rzeczy z gwiazdką.
W przykładzie wyżej cały plan to trzy godziny, a rzeczy obowiązkowe to godzina czterdzieści pięć. To jest różnica między „mam dziś trzy godziny roboty” a „mam dziś godzinę czterdzieści pięć roboty, której nie da się przesunąć”.
Policz sumę czasu rzeczy obowiązkowych i porównaj ją z liczbą godzin, które realnie masz. Nie z liczbą godzin, które teoretycznie są w dniu pracy – z tymi, które zostają po spotkaniach, dojazdach i rzeczach, które i tak wpadną. Jeśli suma jest większa, dzień jest już przegrany o ósmej rano i żadna technika skupienia tego nie odwróci.
I jeszcze jedno zdanie z materiałów Robbinsa, które lubię najbardziej, bo jest sprzeczne z całą estetyką odhaczania:
Często nie musisz odhaczyć każdego działania na liście, żeby osiągnąć swój wynik.
Plan działania jest menu, nie zobowiązaniem. Wybierasz z niego tyle, ile potrzeba, żeby wynik powstał.
Jak się do tego zabrać: capture i chunking
Zanim powstanie jakikolwiek blok, są dwa kroki.
Capture to zwykły zrzut z głowy. Wszystko, co siedzi, na jedną kartkę. Bez oceniania, bez porządkowania. Robbins uzasadnia to prosto: trzymanie rzeczy w głowie kosztuje, a człowiek i tak utrzymuje naraz tylko kilka wątków.
Chunking to krok, który odróżnia RPM od zwykłej listy. Patrzysz na ten zrzut i szukasz rzeczy, które prowadzą do tego samego wyniku.
W zeszycie ćwiczeń jest dobry przykład. Ktoś ma na liście: bieganie, siłownię, wizytę u kręgarza, akupunkturę, zakupy spożywcze, kupno butów. To nie jest sześć zadań. To jeden blok, który nazywa się „zrobić istotny postęp w sile i wydolności”. Sześć pozycji zamienia się w jedną pozycję do myślenia.
Trzydzieści rzeczy na liście to chaos. Sześć bloków, z których każdy ma nazwę i powód, to tydzień.
W systemie GTD Davida Allena zrzut z głowy i porządkowanie to rdzeń metody. W RPM to dopiero rozbieg – sens pojawia się w chwili, gdy nadajesz grupie zadań wspólny wynik i powód. GTD lepiej ogarnia bałagan. RPM lepiej odpowiada na pytanie, po co to wszystko.
Architektura pięter, którą gubią wszystkie streszczenia
To jest część, której nie znajdziesz w polskich podsumowaniach, a bez niej metoda wygląda na sprytną sztuczkę zamiast na system.
RPM działa z góry na dół, na trzech poziomach:
| Poziom | Co tam jest | Jak często |
|---|---|---|
| Plan życia | Obszary, które chcesz systematycznie poprawiać – Robbins nazywa je Categories of Improvement. Dla każdego: docelowa wizja, powód i rola, w jakiej w nim występujesz | pełny przegląd raz w roku |
| Plan czasu | Miesiąc, tydzień, dzień. Tu powstają konkretne bloki | tydzień i dzień |
| Dziennik | Wygrane, obserwacje, rzeczy do zapamiętania | na bieżąco |
Oficjalne FAQ producenta podaje konkretne liczby, więc nie muszę zgadywać:
Te dwie ostatnie liczby są najważniejsze i najczęściej przemilczane. RPM kosztuje około pięciu godzin miesięcznie samego planowania. To jest uczciwa cena tej metody i trzeba ją znać, zanim się zacznie.
Jeden mechanizm, który jest sprytniejszy, niż wygląda
W FAQ jest akapit o przenoszeniu bloków z dnia na dzień. Producent radzi: jeśli przenosisz więcej niż kilka bloków, to znaczy, że planujesz zbyt optymistycznie.
To jest system, który mierzy własny błąd. Nie każe Ci się bardziej starać – każe Ci zauważyć, że Twoje szacunki są systematycznie zawyżone, i skorygować je w dół. Po miesiącu wiesz, ile naprawdę mieści się w Twoim dniu, a nie ile chciałbyś, żeby się mieściło.
Trzy rzeczy, które w RPM są naprawdę dobre
1. Kolejność pytań. Plan bez powodu pęka przy pierwszym oporze. To nie jest coaching, tylko praktyka: rzecz, która ma tylko termin, przegrywa z rzeczą, która ma termin i znaczenie.
2. Suma czasu rzeczy obowiązkowych. Opisana wyżej. Jedna kolumna, która rozstrzyga o wykonalności dnia, zanim ten dzień się zacznie.
3. Plan jako menu. Zgoda na to, że nie odhaczasz wszystkiego, zdejmuje z planowania jego najgorszą cechę: poczucie, że każda niezrobiona pozycja to porażka.
Czego RPM nie ma
I teraz część, dla której pisałem ten wpis.
1. Nie ma nożyc
Prześledź metodę od początku: zrzucasz wszystko z głowy, grupujesz w bloki, każdemu blokowi dajesz wynik i powód, do każdego dopisujesz cztery do sześciu działań.
Zauważasz? Na żadnym etapie nic nie każe Ci niczego usunąć.
Zrzut mnoży. Grupowanie porządkuje. Powód dodaje energii. Ale nie ma kroku, który brzmi: „teraz wyrzuć trzy bloki z sześciu, bo się nie zmieszczą”. Efekt jest taki, że po wdrożeniu RPM masz lepiej opisany, wciąż przeładowany tydzień. Każdy blok ma piękne uzasadnienie i to właśnie czyni go trudniejszym do wyrzucenia niż zwykłą pozycję na liście.
Moja łatka na to jest brutalnie prosta i nazywam ją testem uczciwości planu:
Policz, ile godzin zajmują rzeczy obowiązkowe w całym tygodniu. Jeśli wychodzi więcej niż sto dwadzieścia procent godzin, które realnie masz, tniesz najniższy priorytet. Bez negocjacji, bez „spróbuję”, bez przesuwania na sobotę.
Mój własny problem nigdy nie polegał na tym, że nie chciało mi się pracować. Polegał na tym, że nie umiałem odmówić rzeczom, które są ważne, ale nie najważniejsze. Skutek: robiłem wszystko i każdą rzecz skracałem o jedną trzecią. Dwanaście rzeczy zrobionych na sześćdziesiąt procent przegrywa z sześcioma zrobionymi do końca.
2. Nie ma testu sensu
W planie działania numerujesz zadania według ważności. Ale żadne pytanie w tej metodzie nie sprawdza, czy pojedyncze działanie jest cokolwiek warte.
Możesz mieć blok z sześcioma starannie ponumerowanymi czynnościami, z których wszystkie sześć to drobnica. Wynik zostanie osiągnięty, gwiazdki odhaczone, a tydzień i tak nie ruszy z miejsca.
U mnie obowiązuje twardsze kryterium: wygrana dnia to dźwignia warta co najmniej trzy godziny, nie odhaczony kwadracik.
To jak różnica między przyniesieniem wiadra wody do ogrodu a podłączeniem zraszacza. Wiadro: zrobione, ale za dziesięć minut znowu trzeba. Zraszacz: podłączony raz, podlewa przez cały tydzień. Pierwsze to kwadracik, drugie to dźwignia.
Konkretnie:
| To nie jest wygrana | To jest wygrana |
|---|---|
| Odpisanie na dwanaście maili | Napisanie instrukcji, dzięki której dziesięć z tych maili już nie przyjdzie |
| Udział w spotkaniu | Decyzja podjęta na tym spotkaniu, która odblokowuje komuś tydzień pracy |
| Wystawienie faktury | Ustawienie przepływu, który wystawia faktury bez Ciebie |
| Przeczytanie artykułu | Wdrożenie jednej rzeczy z tego artykułu, tego samego dnia |
Kolumna po lewej to praca. Kolumna po prawej to postęp. Da się mieć cały dzień pełen pracy i zero postępu, i to jest najbardziej podstępna pułapka w całej produktywności.
3. Nie ma pomiaru
RPM kończy się na wykonaniu. W materiałach jest zalecenie, żeby raz w tygodniu zatrzymać się i świętować wygrane – i to wszystko.
Nie ma rozliczenia tygodnia. Nie ma pytania, co z zaplanowanego nie powstało i dlaczego. Nie ma progu, po którym wiadomo, że coś nie działa i trzeba to zmienić.
Tymczasem to właśnie pętla zwrotna decyduje, czy jakikolwiek system przetrwa dłużej niż miesiąc.
U mnie wygląda to tak: pięć wygranych dziennie, każda przypisana do innego obszaru życia, wynik dnia zapisany jako wygrana albo przegrana, seria liczona bez przerwy. Do tego rozliczenie tygodnia, miesiąca, kwartału i roku – zawsze w tej samej strukturze, więc porównywalne. Całą mechanikę, razem z różnicą między wygraną a nawykiem, rozkładam na części w tekście o nawykach, a to, jak ten system wygląda od strony narzędzi, opisałem przy okazji swojego drugiego mózgu.
To nie jest gadżet. To jest jedyny sposób, żeby po trzech miesiącach wiedzieć, czy system pomaga, czy tylko ładnie wygląda.
Mój system wygranych nie jest adaptacją RPM ani nie wyrósł z Robbinsa. Pochodzi z innej szkoły – z pomysłu, żeby codziennie mieć kilka działań absolutnie niezbędnych, wykonywanych zanim wejdziesz w to, co przyjemne. Dlatego zestawienie z RPM w ogóle było dla mnie ciekawe: dwie metody z tej samej rodziny, rozwiązujące inne kawałki tego samego problemu.
RPM a inne metody: co do czego
Każda z tych metod rozwiązuje inny problem. Największy błąd to wybranie jednej i próba załatwienia nią wszystkiego.
| Metoda | Odpowiada na pytanie | Kiedy sięgnąć |
|---|---|---|
| RPM | Po co ja to w ogóle robię? | Gubisz sens. Masz dużo rzeczy i żadna nie układa się w całość |
| Macierz Eisenhowera | Co teraz, a co nigdy? | Wszystko wydaje się pilne. Gasisz pożary |
| Zasada Pareto | Które dwadzieścia procent daje resztę? | Pracujesz dużo i efekty są nieproporcjonalnie małe |
| Technika Pomodoro | Jak w ogóle zacząć? | Znasz priorytet, ale nie potrafisz usiąść |
| Prawo Parkinsona | Dlaczego to trwa tak długo? | Zadania rozciągają się na cały dostępny czas |
| Cele SMART | Czy ten cel da się sprawdzić? | Cele są mgliste i nie wiadomo, kiedy są osiągnięte |
| Deep work | Gdzie jest miejsce na trudne rzeczy? | Dzień zjadają spotkania i przerwania |
| Time blocking | Kiedy konkretnie to zrobię? | Wiesz co, nie wiesz kiedy |
| GTD | Gdzie to wszystko trzymać? | Tonie Ci ogarnianie wpadających spraw |
RPM i Eisenhower dobrze się uzupełniają: pierwszy daje kierunek, drugi tnie. Pomodoro i deep work to warstwa niżej – one nie decydują, co robisz, tylko pomagają to zrobić.
Jeden numer, na który warto uważać
Przy pisaniu tego wpisu przejrzałem kilkanaście polskich poradników o planowaniu tygodnia. W kilku z nich natknąłem się na to samo zdanie: że badania McKinsey pokazują, iż systematyczne planowanie tygodniowe obniża stres o pięćdziesiąt siedem procent i podnosi produktywność o czterdzieści jeden procent.
Dwie okrągłe, bardzo konkretne liczby. Nie udało mi się dotrzeć do publikacji, z której miałyby pochodzić. Żaden z tekstów, które to cytują, nie podaje tytułu ani linku – przeklejają jeden od drugiego.
Nie twierdzę, że takiego badania nie ma. Twierdzę, że liczba bez źródła jest ozdobą, nie dowodem, a w tekstach o produktywności takich ozdób jest wyjątkowo dużo.
Widzisz liczbę w poradniku? Zadaj trzy pytania. Kto to zbadał (nazwa instytucji to za mało, potrzebny jest tytuł publikacji). Kiedy (dane sprzed dekady w tematach cyfrowych są bezużyteczne). Na kim (dwustu studentów to nie to samo co dwadzieścia tysięcy pracowników). Jeśli autor nie odpowiada na żadne z nich, liczba jest dekoracją – czytaj dalej, ale jej nie powtarzaj.
Jak zacząć w czterdzieści pięć minut
Bez planera, bez aplikacji, bez trzydziestodniowego wyzwania. Kartka i długopis wystarczą.
Zrzut z głowy – 10 minut
Wszystko, co siedzi. Praca, dom, zdrowie, sprawy odkładane od miesięcy. Bez oceniania.
Grupowanie – 10 minut
Szukaj rzeczy, które prowadzą do tego samego wyniku. Zrób maksymalnie pięć grup. Każdej nadaj nazwę zaczynającą się od czasownika.
Powód do każdej grupy – 5 minut
Jedno zdanie zaczynające się od „bo” albo „żeby”. Jeśli nie umiesz go napisać, to jest najważniejsza informacja z całego ćwiczenia.
Gwiazdki i czas – 10 minut
Przy każdym działaniu: ile zajmie i czy jest obowiązkowe. Potem zsumuj sam czas obowiązkowy.
Cięcie – 10 minut
Porównaj sumę z liczbą godzin, które realnie masz. Jeśli nie wchodzi, wyrzuć najsłabszą grupę w całości. Nie skracaj wszystkich po trochu.
Piąty krok jest tym, którego w oryginalnej metodzie nie ma, i tym, który zadecyduje, czy Twój tydzień się domknie.
Werdykt
RPM jest dobrą metodą dla kogoś, kto zgubił sens: ma dużo spraw, każda po coś, ale nic nie układa się w całość. Kolejność pytań i wymuszenie powodu naprawdę to porządkują.
RPM jest słabą metodą dla kogoś, kto ma za dużo spraw. Tu nie pomoże, bo nie umie niczego wyrzucić. Doda uzasadnienie do każdej z trzydziestu rzeczy i sprawi, że trudniej będzie z nich zrezygnować.
Warto wziąć: kolejność trzech pytań, grupowanie i sumę czasu rzeczy obowiązkowych. Trzeba dołożyć: nożyce, test dźwigni i rozliczenie tygodnia.
A jeśli po policzeniu sumy okaże się, że i tak nie wchodzi – to znak, że kolejnym krokiem nie jest lepsze planowanie, tylko oddanie części roboty. O tym, co da się oddać systemowi, a co zostaje przy Tobie, napisałem osobno.
Najczęstsze pytania
Co to jest metoda RPM? System planowania Tony'ego Robbinsa oparty na trzech pytaniach w stałej kolejności: jaki wynik chcę osiągnąć, po co mi on, co konkretnie zrobię. Skrót rozwija się jako Rapid Planning Method, a także jako Result, Purpose, Massive Action Plan. Sam autor podkreśla, że to system myślenia, a nie zarządzania czasem.
Czym RPM różni się od GTD? GTD koncentruje się na wychwyceniu i uporządkowaniu wszystkiego, co wpada. RPM zaczyna od pytania o wynik i powód, a zadania traktuje jako pochodną. GTD lepiej radzi sobie z bałaganem, RPM z brakiem kierunku. Da się je łączyć: zbieranie spraw według GTD, planowanie tygodnia według RPM.
Ile bloków planować dziennie? Oficjalne FAQ podaje od czterech do sześciu bloków dziennie i od sześciu do dziesięciu w planie tygodnia, po cztery do sześciu działań w bloku. W praktyce liczy się nie liczba bloków, ale suma czasu rzeczy obowiązkowych.
Czy potrzebuję specjalnego planera? Nie. Robbins sprzedaje zestaw planerów, ale cała metoda mieści się na kartce: wynik u góry, powód obok, lista działań pod spodem, przy każdym czas i gwiazdka przy obowiązkowych.
Ile czasu zajmuje planowanie metodą RPM? Według materiałów producenta: od sześćdziesięciu do dziewięćdziesięciu minut na plan tygodnia i około trzydziestu minut rano na plan dnia. To około pięciu godzin miesięcznie.
Czy RPM działa dla kogoś, kto ma dużo spotkań? Tylko w połączeniu z blokowaniem czasu w kalendarzu. Sam RPM mówi, co jest ważne, ale nie broni godzin, w których miałbyś to zrobić. Bez tej drugiej warstwy plan przegra z pierwszym zaproszeniem na spotkanie.
Od czego zacząć planowanie tygodnia, jeśli nigdy tego nie robiłem? Od ćwiczenia opisanego wyżej: zrzut z głowy, pięć grup, jeden powód do każdej, czas i gwiazdki, cięcie. Czterdzieści pięć minut, kartka, bez żadnego narzędzia.